1. Objetivo
Esta norma tem como objetivo disciplinar os critérios e os procedimentos adotados para a realização dos pagamentos a Profissionais Indicados, que atuam nos procedimentos administrados pela Câmara de Conciliação de Santa Catarina.
2. Aplicação
Esta norma se aplica a todos os Profissionais Indicados, com domicílio no Brasil, que atuam nos procedimentos administrados pela Câmara de Conciliação de Santa Catarina.
3. Definições e Conceitos
- Profissional Indicado: árbitros, mediadores, especialistas e peritos, que atuam nos procedimentos administrados na resolução de controvérsias;
- Relatório de Custos: prestação de contas encaminhada às partes ao final do procedimento com o detalhamento da movimentação financeira (entradas/receitas e saídas/despesas);
- RPA(Recibo de Pagamento Autônomo): documento emitido para formalizar o vínculo estabelecido entre um profissional autônomo (prestador de serviço) e a Câmara de Conciliação de Santa Catarina, responsável pelo recebimento dos provisionamentos dos honorários do contratante (tomador de serviço/parte), com o destaque dos tributos a serem recolhidos tais como: INSS, IRRF e ISS.
4. Premissas
São premissas para o pagamento de honorários e reembolsos de despesas apresentados pelos Profissionais Indicados:
- O provisionamento dos valores indicados na Tabela de Despesas aplicável e realizado pelas Partes;
- O momento adequado para o pagamento, definido no Regulamento da Câmara de Conciliação de Santa Catarina, na Tabela de Custas, nas Resoluções Administrativas, Termo de Arbitragem, Termo de Mediação ou, no caso de perícia, conforme determinado pelo Tribunal Arbitral;
- Os valores têm como base a moeda corrente da República Federativa do Brasil (Real);
- O recebimento, pela Secretaria da Câmara de Conciliação de Santa Catarina, das informações e documentos necessários na forma prevista nesta Norma.
5. Procedimento para Pagamento de Honorários e Reembolso de Despesas
A Secretaria da Câmara de Conciliação de Santa Catarina realizará os pagamentos de honorários e o reembolso de despesas dos Profissionais Indicados na forma e prazos definidos nesta norma.
5.1 Procedimento de Comunicação e Envio dos Documentos
Toda comunicação eletrônica encaminhada à Secretaria da Câmara de Conciliação de Santa Catarina deverá ser encaminhada diretamente pelo Profissional Indicado ou por um terceiro, desde que com cópia para o e-mail do profissional indicado.
Para pronta referência, segue um exemplo:
| Destinatários: | timbo@camaradaacimvi.com.br |
| Com cópia para: | [endereço de e-mail do Profissional Indicado] |
| Assunto: | Número do procedimento – Nome do Profissional Indicado |
5.2 Dados de Cobrança
Os dados para a emissão dos documentos de cobrança são:
- Câmara de Conciliação de Santa Catarina Ltda
Rua Equador, n. 277, sala 201, Centro
Timbó – SC – 89120-000
CNPJ: 34.507.347/0001-47
Aos cuidados do Setor Financeiro
5.3 Pagamento de Honorários
Os honorários provisionados pelas partes somente poderão ser pagos aos Profissionais Indicados com a apresentação de:
(a) nota de honorários emitida por pessoa jurídica; ou
(b) recibo de honorários emitido por pessoa física (RPA).
Caso o pagamento de honorários seja em nome de pessoa física, a Secretaria da Câmara de Conciliação de Santa Catarina, representada pelo(a) case manager responsável pela administração do procedimento deverá ser comunicado pelo Profissional Indicado no ato de sua aceitação para atuar. Nessas situações, serão adotadas as providências necessárias junto às partes para a complementação dos valores provisionados.
Na ausência de manifestação expressa pelo Profissional Indicado, o provisionamento dos honorários considerará que o pagamento será realizado em nome de sociedade da qual o profissional faça parte (pessoa jurídica).
O regime para pagamento de honorários (A ou B) escolhido pelo Profissional Indicado permanecerá vigente até o término do procedimento.
5.3.1 Nota de honorários emitida por pessoa jurídica (A)
A nota de honorários emitida por pessoa jurídica deverá conter as seguintes informações:
-
- Data de emissão da Nota;
- Razão social e qualificação da sociedade da qual o Profissional Indicado faz parte, demonstrando que os serviços prestados se encontram no escopo da sociedade;
- Endereço completo;
- Número do procedimento;
- Nome completo do Profissional Indicado e sua posição no Tribunal Arbitral;
- Descrição dos serviços executados;
- Valor bruto;
- Destaque dos impostos;
- Valor líquido;
- Dados bancários para o depósito em nome da pessoa jurídica emissora da Nota.
Impostos (caso a pessoa jurídica não seja optante pelo regime de tributação simples):
-
- Destacar a retenção devida dos impostos em 6,15% (1,5% IRRF e 4,65% PIS/COFINS/CSSL);
- Destacar que não se trata de optante pelo regime de tributação simples.
Impostos (caso a pessoa jurídica seja optante pelo regime de tributação simples):
-
- Destacar que é optante pelo regime de tributação simples;
- Indicar a alíquota do ISS.
5.3.2. Recibo de honorários emitido por pessoa física – RPA – Recibo de Pagamento Autônomo (B)
O recibo de honorários emitido por pessoa física deverá conter as seguintes informações:
-
- Data de emissão do RPA;
- Endereço completo;
- Número do procedimento;
- Nome e assinatura do Profissional Indicado;
- Descrição dos serviços executados;
- Valor bruto;
- Destaque dos impostos INSS e IRRF, e se aplicável o ISS; (descontar do árbitro).
- Valor líquido;
- Dados bancários de titularidade do Profissional Indicado (Pessoa Física);
- Número da inscrição INSS;
- Número da Inscrição CPF e RG;
Anexo ao RPA, deverá ser encaminhada cópia de um dos documentos do Profissional indicado: RG (Registro Geral), RNE (Registro Nacional de Estrangeiro), OC (Número de Registro em órgão de Classe) ou CNH (Carteira Nacional de Habilitação).
Para efeito contábil e providências de pagamento, o RPA precisa ser emitido pelo Profissional Indicado e recepcionado pelo Setor Financeiro da Câmara até o dia 20 do mês da sua emissão. Caso o RPA não seja recepcionado no prazo indicado acima, novo documento deverá ser emitido a partir do 1º dia do mês seguinte.
5.3.3. Prazo limite para apresentação das notas de honorários
O Profissional Indicado deverá solicitar o pagamento dos honorários devidos até 10 (dez) dias úteis contados do envio do e-mail pela Secretaria da Câmara de Conciliação de Santa Catarina, motivado pelo encerramento do procedimento.
São exemplos de encerramento do procedimento, para os fins desta Norma:
-
- Despacho de extinção;
- Sentença arbitral final ou decisão do Profissional Indicado;
- Resposta ao pedido de esclarecimentos; ou
- Termo de Encerramento da Mediação.
O eventual atraso na emissão do Relatório de Custos em razão de pendência na retirada do saldo de honorários será informado às Partes envolvidas, uma vez que a demora pode implicar no adiamento da emissão do Relatório de Custos.
5.4. Pagamento de reembolso de despesas do procedimento
As seguintes informações deverão constar da carta/solicitação de reembolso de despesas:
-
- Data de emissão da carta/solicitação de reembolso;
- Número do procedimento;
- Detalhamento das despesas e valor total do pedido de reembolso;
- Dados bancários para depósito;
- Nome e assinatura do Profissional Indicado.
Comprovantes de Despesas
O reembolso de despesas somente será realizado mediante a apresentação dos comprovantes de despesas originais, que deverão ser encaminhados para a Secretaria da Câmara de Conciliação de Santa Catarina, salvo aqueles gerados eletronicamente.
As despesas com bebidas alcoólicas não serão reembolsadas.
No caso de reembolso para pessoa jurídica, a qual em função de seu enquadramento tributário seja exigida a emissão de nota fiscal para o reembolso de despesas, a apresentação dos comprovantes originais fica dispensada. Nesse caso, uma simples lista das despesas (e seus respectivos valores) deverá acompanhar a nota fiscal, sendo que o total das despesas discriminado deverá corresponder ao total da nota fiscal emitida. Encargos fiscais gerados em razão da emissão da nota fiscal serão de responsabilidade do emissor.
5.4.1. Prazo limite para apresentação de pedidos de reembolso de despesas
O saldo do fundo de despesas do procedimento é atualizado diariamente, com o registro de débitos e créditos.
Para assegurar que haja saldo suficiente para o reembolso, o pedido deverá ser recepcionado pela Secretaria da Câmara de Conciliação de Santa Catarina no prazo de até 10 (dez) dias úteis após a realização da despesa.
Quanto às despesas incorridas ao final do procedimento, a Secretaria da Câmara de Conciliação de Santa Catarina encaminhará e-mail notificando o encerramento do procedimento.
A solicitação de eventual reembolso deverá ser recepcionada em até 10 (dez) dias úteis após o envio do e-mail de notificação do encerramento.
Não serão reembolsadas as despesas solicitadas após a emissão do Relatório Final de Custos encaminhado às partes.
5.5. Prazo para pagamento
O prazo para que a Secretaria da Câmara de Conciliação de Santa Catarina realize os pagamentos é de até 10 (dez) dias úteis contados a partir da data da recepção dos documentos. A Secretaria da Câmara de Conciliação de Santa Catarina encaminhará por e-mail o “Aviso de Liberação de Pagamento”.
6. Dúvidas
Dúvidas não esclarecidas nesta Norma deverão ser encaminhadas à Secretaria da Câmara de Conciliação de Santa Catarina, para o e-mail: timbo@camaradaacimvi.com.br.